Hvordan ta imot nye ansatte og vikarer på en trygg og god måte

Et godt mottak kan bidra til å skape trygghet, tilhørighet og motivasjon allerede fra første arbeidsdag.

De fleste husker følelsen av å møte på et nytt arbeidssted for første gang.

Man er kanskje spent, litt usikker og full av forventninger på samme tid. Mange har heller ikke sovet så godt natten før. Tankene går gjerne litt ekstra.

Hvordan er de andre ansatte? Kjenner jeg noen fra før? Er sjefen streng eller hyggelig? Blir jeg tatt godt imot? Kommer jeg til å mestre arbeidsoppgavene? Har jeg egentlig tilstrekkelig kompetanse?

Etter mange år i arbeidslivet, med erfaring fra ulike arbeidsplasser og mange samtaler med ansatte og ledere, har jeg sett hvor mye den første tiden på en arbeidsplass kan bety for mennesker.

Det er naturlig å kjenne på mange tanker når man er ny.

Samtidig er det kanskje her mange arbeidsplasser kan bli litt blinde. Erfarne ansatte og ledere har ofte gjort arbeidsoppgavene så lenge at mange ting oppleves som selvfølgelige.

Det som er helt naturlig for noen, kan være nytt og uvant for en nyansatt.

Kanskje er det nettopp her mange arbeidsplasser kan lære noe.

Når man har jobbet lenge et sted, blir mange ting naturlige og selvfølgelige. Men for den som er ny, kan den samme arbeidsplassen oppleves både stor, ukjent og krevende.

Mange husker sin første arbeidsdag, men kanskje ikke hvordan det faktisk føltes å være ny.

Den første dagen hilser man ofte på mange ansatte, og det kan være vanskelig å huske både navn og ansikter.

Man blir gjerne raskt introdusert for mellomledere, ledere og kollegaer, avhengig av hvem som tar imot.

Midt i en travel arbeidsdag kan det også være lett å glemme hvor viktige akkurat disse første møtene er.

Klarer man å legge fra seg telefonen et øyeblikk? Løfte blikket fra PC-en? Møte den nyansatte med ro?

Noen ganger blir signalet heller:

«Det er veldig travelt akkurat nå, men vi får hilse nærmere senere.»

Så går dagene, arbeidsoppgavene tar over, og plutselig har det gått både en uke og en måned. Den første lønnen er mottatt, uten at det egentlig har vært noen ordentlig samtale underveis.

Kanskje spør en leder kort i forbifarten:

«Trives du?» eller: «Går det bra?»

De fleste svarer nok «ja» på slike spørsmål, selv om de fortsatt kan sitte med mange tanker og spørsmål.

Måten spørsmålet blir stilt på, betyr ofte like mye som selve spørsmålet.

Dersom stemmen har varme, ro og ekte interesse, kan det oppleves helt annerledes for den som er ny.

Kanskje kunne man heller sagt:

«Fint om vi setter oss ned litt og tar en prat nå.» «Hvordan har den første tiden egentlig vært for deg?» «Er det noe du fortsatt er usikker på eller lurer på?»

Små samtaler med tid, ro og tilstedeværelse kan bety mer enn mange tror.

«Jeg har litt tid nå, og det er naturlig at du har spørsmål om arbeidsoppgaver, rutiner eller andre ting.

Det er ikke alltid så lett å vite hva man skal spørre om når man er ny.

Jeg har vært så heldig å få møte og ta imot mange ansatte opp gjennom årene, og har derfor skrevet ned noen spørsmål som flere nyansatte har lurt på tidligere. Kanskje vi kan gå gjennom dem sammen?

Det er viktig for både deg og meg at du blir kjent med rutinene her på arbeidsplassen - både de skrevne og de uskrevne. Det gjør ofte hverdagen enklere og tryggere.

Mange lærer best når de får god forklaring, tydelig opplæring og mulighet til å stille spørsmål underveis.

Altfor ofte hører man heller om ansatte når noe har gått galt, eller når noen ikke har forstått en oppgave eller rutine godt nok.

Derfor er det kanskje bedre å bruke tid på trygg opplæring og gode samtaler tidlig, i stedet for frustrasjon og misforståelser senere.

Og dersom du har flere spørsmål underveis, er det helt naturlig.»

Med en slik samtale skapes det ofte mer ro og trygghet for den nyansatte.

Det kan også være lurt å signalisere at man ønsker å unngå avbrytelser akkurat da. Når telefoner, andre ansatte eller arbeidsoppgaver hele tiden bryter inn, kan samtalen fort oppleves stressende eller lite viktig.

Når en leder setter av litt tid og viser tilstedeværelse, føler mange ansatte seg både sett og tatt på alvor. Det gir ofte en helt annen ro i situasjonen.

Mange ledere har naturlig nok mye å gjøre, og det er forståelig. Samtidig kan det å stadig uttrykke hvor travelt man har det, gi et signal - både til nyansatte og erfarne ansatte - om at det ikke alltid er så lett å komme med spørsmål, usikkerhet eller forslag til forbedringer.

Over tid kan det føre til at ansatte holder ting for seg selv i stedet for å spørre, dele erfaringer eller komme med innspill som faktisk kunne vært nyttige for arbeidsplassen.

Mange nyansatte kommer også med personlige erfaringer og arbeidserfaring som kan være verdifull for bedriften og arbeidsmiljøet.

For mange er det en god følelse å få bruke seg selv på en positiv måte i en ny rolle. Å kunne bidra med erfaringer, tanker og kunnskap skaper ofte både motivasjon og trygghet.

Mange mennesker holder tilbake gode tanker og innspill dersom de opplever at det ikke er tid, rom eller interesse for dem.

Tenk om den nyansatte sitter med erfaringer, tanker eller løsninger som kan bidra positivt til arbeidsplassen.

Nye ansatte kommer ofte inn med ulike erfaringer, perspektiver og måter å tenke på - uavhengig av alder og bakgrunn.

Samtidig kommer mange unge ansatte også inn med kunnskap om sosiale medier, kommunikasjon og hvordan ulike mennesker oppfatter informasjon og kontakt.

Slik kunnskap kan også være svært verdifull for en arbeidsplass.

Derfor handler det ikke bare om å lære opp nye ansatte, men også om å være nysgjerrig på hva de kan bidra med tilbake.

Ofte er et av de viktigste spørsmålene for en nyansatt:

Hva forventes egentlig av meg?

Med tydelige forventninger blir det ofte lettere å føle trygghet og mestre arbeidshverdagen.

Når mennesker forstår arbeidsoppgaver, rutiner og forventninger, blir det også enklere å bidra på en god måte i fellesskapet.

Samtidig sitter mange nyansatte også med praktiske spørsmål som kanskje virker små, men som betyr mye i hverdagen.

Hvem er tillitsvalgt? Har arbeidsplassen verneombud? Hvordan fungerer rutinene her?

Er kaffen gratis, eller betaler man for den? Er det vi som rydder opp etter oss? Hvem har ansvar for hva?

Dessverre hører man ofte historier om ansatte som har gjort feil, kostet bedriften penger eller skapt problemer.

Slike historier kan selvfølgelig ha en plass, særlig når man skal lære av erfaringer. Samtidig kan det fort skape usikkerhet dersom dette blir noe av det første en nyansatt møter.

Det mange kanskje savner mer av, er de gode historiene.

Historier om samarbeid som fungerte. Ansatte som utviklet seg. Situasjoner man løste godt sammen. Mennesker som ble tatt vare på eller fikk mulighet til å vokse i jobben.

Slike historier kan skape stolthet, trygghet og motivasjon hos mennesker som er nye på en arbeidsplass.

Mange ansatte ønsker også ledere som virker trygge i rollen sin. Ledere som skaper ro, viser oversikt og ikke hele tiden formidler stress, frustrasjon eller «alt som er galt».

For de fleste ønsker egentlig å trives på jobb. Man ønsker å kjenne at dette er et sted man kan utvikle seg, bidra og bli en del av fellesskapet.

Dette kan være en måte å arbeide på for å skape tryggere og mer motiverte nyansatte, samtidig som man påvirker arbeidsmiljøet i en positiv retning.

Dette kan bidra til mindre gjennomtrekk på arbeidsplassen.

Som leder har man ofte større påvirkning på mennesker enn man selv er klar over.

Når trygghet, respekt og positive holdninger får prege arbeidsmiljøet, kan det smitte videre til resten av arbeidsplassen:

• økt motivasjon

• større engasjement

• bedre trivsel

• sterkere lojalitet

• mer inkludering

• økt tilhørighet

• tryggere håndtering av vanskelige situasjoner

• mindre usikkerhet

• mindre kunnskapskløft mellom ansatte

• økt kompetanse i fellesskapet

De fleste mennesker ønsker egentlig å gjøre en god jobb dersom de opplever trygghet, støtte og tydelige forventninger rundt seg.

Samtidig handler dette om mer enn bare arbeid og arbeidsoppgaver. Når mennesker opplever trygghet, respekt og mestring over tid, kan det også styrke selvtilliten og tryggheten de kjenner på som mennesker.

Mange vokser når de blir sett, lyttet til og får kjenne at de betyr noe i et fellesskap.

Bedriften vil ganske sikkert tjene på dette over tid.

Når ansatte kjenner at alle holder i det samme tauet og drar i samme retning, skapes det ofte bedre samarbeid, mindre frustrasjon, færre misforståelser og mindre unødvendige feil.

God kommunikasjon og trygg opplæring gjør det lettere for ansatte å spørre, samarbeide og støtte hverandre i arbeidshverdagen.

Den følelsen av fellesskap er viktig - både for menneskene og arbeidsplassen.

I Ditt Kurs arbeider vi med kommunikasjon, samhandling og trygghet i arbeidslivet.

Ønsker dere å arbeide mer med hvordan nye ansatte og vikarer blir tatt imot på arbeidsplassen, er dere velkommen til å ta kontakt med oss.